Ervaringen met 5 weken digitaal werken vanuit Chili

Afgelopen 8 weken zijn we in Chili geweest. Daarvan hebben we enkele weken vakantie genomen en de overige vijf weken heb ik gewerkt. In deze blog wil ik mijn ervaringen delen met vijf weken werken op 12.000 kilometer afstand.

Ik deel de ervaringen omdat ik geloof dat – periodiek – digitaal werken voor meer mensen mogelijk is. Digitaal werken brengt nieuwe mogelijkheden en draagt eraan bij dat mensen minder reistijd hebben.

Wat werkt?

1. Vroeg opstaan!

Het werken op afstand was voor mij vooral effectief als ik zoveel mogelijk tegelijk met collega’s en klanten aan het werk was. Daarom stond ik de eerste week om half vier op, zodat ik om 9.00u Nederlandse tijd kon beginnen. Dat viel me wel zwaar. Ondanks dat ik voldoende sliep, protesteerde mijn lichaam voortdurend. Alsof ik met een continue jetlag rondliep. Zwaar hoofd en voortdurend moe. Dat komt ook doordat je vroeg in de middag klaar bent met werken. Dan begint je tweede dag in Chili. Vanaf de tweede week ben ik om half zes opgestaan. Dat was ook nog zwaar, maar ging beter.

2. Bellen met ‘gewone telefoonlijn’ via de laptop (VOIP)

Op kantoor gebruiken we een PBX centrale van PBXCompete (VOIP in Rotterdam). Op mijn laptop had ik het programma X-Lite staan, waardoor de telefoon van kantoor op mijn laptop binnen kwam en ik met ons Rotterdamse nummer kon bellen. Af en toe werd de verbinding verbroken. En af en toe klaagden klanten erover dat ze zichzelf hoorden. Maar over het algemeen ging het bellen erg goed. Met X-Lite is het ook mogelijk om conference calls uit te voeren. Zeer praktisch dus. Het heeft me erg geholpen om goed contact te houden met alle klanten.

3. Video conferencing via Google Hangout

De video conferencing mogelijkheden van Google Hangout zijn fantastisch. Ik gebruikte Google Hangout vooral voor communicatie met mijn collega’s. Op sommige dagen hielden we de connectie structureel open; ook als ik met klanten belde. Zo kon ik zien welke collega er op zijn plek zat. Erg handig als er wordt gebeld en ik wil weten of iemand de telefoon kon opnemen. Helaas heeft Google het gebruik van extensies (extra functies) binnen Hangout nog niet op orde, waardoor ik bijvoorbeeld niet het scherm van mijn collega’s kon overnemen.

 4. Projectmanagement via Basecamp

We gebruiken bij Sowmedia het projectmanagementsysteem Basecamp. Dat werkt uitstekend als je op afstand werkt. Alle werkzaamheden en besprekingen worden in Basecamp gezet, waardoor ik makkelijker freelancers kon aansturen.

Wat kan beter?

1. Saai en vermoeiend…

Een hele dag alleen in een kamer zitten met alleen een laptop is wel erg saai en zwaar. Collega’s naast je hebben zitten geeft blijkbaar energie. Gevoelsmatig was het zwaarder om de hele dag alleen te zitten, dan om in een kantoor te zitten met collega’s. Normaal vliegen de weken voorbij. In Chili was ik het werken aan het einde van de week zat.

2. Niet over een schouder kunnen meekijken

Ook al was er veel communicatie, ik moest elke keer om toestemming vragen om met collega’s en freelancers mee te kijken met wat zij aan het doen waren. De communicatiedrempel was hoger, waardoor ik wel verder van de werkzaamheden af kwam te zitten. Eenmaal vroeg ik iemand iets te doen, waarvan ik dacht dat het een half uur zou kosten. Drie uur later hoorde ik dat hij er nog mee bezig was, omdat het probleem lastiger was dan gedacht. Op kantoor kan je sneller ingrijpen in zo’n situatie.

3. Hoge laadtijd bij bijwerken enkele WordPress websites

Mijn internetsnelheid was voldoende (10 Mbit). Het bewerken van enkele websites waarvan de webserver in Nederland staat, kostte veel tijd. Het is me technisch uitgelegd dat het met pakketjes data, wachttijden en de grote afstand te maken heeft, waardoor in enkele gevallen het 5 keer zo lang duurde voordat pagina’s waren bijgewerkt. Dat beperkte me wel.

4. Tweede scherm ontbrak

Vooraf wist ik dat een extra monitor erg praktisch zou zijn. Uiteindelijk is het me niet meer gelukt om een tweede scherm te regelen in Chili. Dat was jammer, want het werkt veel fijner als je meerdere schermen tot je beschikking hebt.

Resultaat

Qua vaste klanten en lopende projecten is alles soepel verlopen. Er was veel werk, waardoor ik me niet hoefde te vervelen. Ik heb voldoende werk kunnen verzetten en mijn persoonlijke targets kunne halen. Het was qua inspanning wel pittig. De volgende keer zou ik bij voorkeur niet langer dan 2 of drie weken achter elkaar digitaal gaan werken. Verder ben ik zelf in ieder geval uiterst tevreden. Ik heb een nieuwe ervaring kunnen opdoen door  de mogelijkheden van digitaal werken!